Acuerdo de tratamiento de datos

1. Partes, función y prevalencia

La persona o empresa identificada como titular del espacio empresarial actúa como responsable del tratamiento. El prestador del servicio Truckio actúa como encargado del tratamiento. Este acuerdo se incorpora a las condiciones aceptadas al crear o utilizar el espacio profesional.

Se aplica únicamente cuando Truckio trata datos personales por instrucciones del responsable. Los datos de cuenta, país asociado a la cuenta, seguridad, gestión de capacidad, suscripciones y facturación propias de Truckio, archivo personal privado y funciones sociales personales son tratados por Truckio como responsable y se rigen por la política de privacidad. En caso de conflicto sobre un tratamiento por cuenta de la empresa, prevalece este acuerdo.

2. Objeto, duración, naturaleza y finalidades

Truckio aloja, organiza, consulta, transmite, protege, exporta y suprime datos necesarios para gestionar miembros y roles, vehículos, viajes y paradas, gastos y justificantes, incidencias, kilometraje, documentos, DeCA, facturación de la empresa cliente, chat empresarial y la última posición de conductores vinculados. Cuando se habilite, también trata el historial empresarial de posiciones para consultar recorridos por fecha y horario. En el DeCA genera y versiona PDF, crea enlaces de entrega, verifica integridad y mantiene el archivo. La descripción de una función no la habilita ni amplía el servicio contratado.

El tratamiento se mantiene mientras el espacio o servicio esté activo y durante la devolución, supresión, bloqueo, copia de seguridad o conservación legal aplicable. Las finalidades se limitan a prestar y asegurar el servicio, atender soporte bajo instrucción, prevenir abuso y cumplir obligaciones legales.

Truckio no utilizará los datos empresariales para publicidad, venta de datos, perfiles comerciales propios o entrenamiento de modelos. El OCR sólo se ejecuta cuando un usuario autorizado lo solicita para extraer datos de una imagen.

El archivo privado personal del conductor queda fuera del espacio empresarial. La vinculación, desvinculación o cambio de empresa no transmite esos archivos a la empresa ni la convierte en su responsable. La disponibilidad de chat y respaldo personal depende de la versión y del entorno habilitado.

La facturación de la empresa cliente comprende los datos de emisores, destinatarios, conceptos, impuestos y documentos relacionados, así como las anotaciones de cobros y devoluciones. Cuando estén habilitadas, las rectificativas disponibles son abonos íntegros por diferencias de facturas españolas emitidas en Truckio y conservan el original y su trazabilidad. Las anotaciones y sus reversiones no ejecutan pagos ni devoluciones de dinero. La empresa determina la causa, el contenido y la procedencia de sus facturas; este acuerdo no acredita su cumplimiento fiscal. La contratación y cobro de suscripciones propias de Truckio mediante Stripe es un tratamiento separado, sujeto a su futura habilitación comercial.

3. Interesados y categorías de datos

La conclusión de aptitud laboral es un dato de salud. El responsable sólo podrá incorporarla si ha informado al trabajador, ha determinado y documentado una base válida de los artículos 6 y 9 RGPD y limita el archivo a apto/no apto y vigencia. Truckio bloquea notas en esa categoría. No se admitirán diagnósticos, pruebas, historial clínico, datos penales ni otras categorías especiales mediante texto libre, imágenes o adjuntos. El DeCA no solicita DNI del conductor ni imagen de firma.

4. Geolocalización empresarial

La ubicación empresarial se controla globalmente desde la tarjeta de empresa en Inicio de la app. Mientras esté activa, actualiza la última posición del conductor vinculado y puede continuar en segundo plano o con el teléfono bloqueado, aunque no exista un viaje asignado. Un viaje puede aportar contexto al seguimiento, sin disponer de un control independiente. El panel identifica la hora y antigüedad del último punto.

La configuración actual puede habilitar inicialmente la opción para una empresa vinculada y reanudarla al abrir Inicio cuando existen permisos. El conductor puede detenerla desde el control global.

El responsable ordena este tratamiento al aceptar el acuerdo y se obliga a documentar finalidad, necesidad y base; informar previamente de forma expresa, clara e inequívoca al personal y, cuando proceda, a sus representantes; definir periodos de uso; autorizar sólo los roles necesarios; atender derechos; y completar la evaluación de impacto que corresponda. Truckio mantiene separación respecto al canal social, caducidad visual, registro minimizado de accesos a la posición actual y un interruptor de emergencia del servidor. El permiso del dispositivo, la aceptación general de condiciones o la vinculación a la empresa no sustituyen la base jurídica ni la información laboral previa. El seguimiento debe limitarse a los periodos necesarios para la finalidad informada y no utilizarse para controlar la vida privada.

Cuando el historial empresarial esté habilitado, las posiciones recibidas durante el seguimiento activo se podrán registrar con un máximo de un punto por minuto y conductor. Los días archivados se almacenan en un espacio privado de Backblaze B2. La consulta comprende el día actual y los 89 días naturales anteriores del calendario de Madrid. Desactivar el seguimiento impide nuevas capturas, pero no elimina los registros anteriores. El responsable debe incluir expresamente este historial en la información, finalidad, base jurídica, evaluación de riesgos y, cuando proceda, evaluación de impacto del tratamiento.

El personal de oficina con permiso de consulta puede acceder al historial de la empresa, incluidos los registros conservados de antiguos conductores. La consulta propia del conductor en la app sólo abarca sus posiciones en la empresa a la que siga vinculado; al salir pierde ese acceso. Los registros no se trasladan a una nueva empresa ni forman un archivo personal independiente. Al vencer la ventana de consulta se corta el acceso ordinario y se eliminan puntos y archivos, con control y reintento de errores y conservación de los registros mínimos necesarios para confirmar la limpieza.

5. Instrucciones y obligaciones del responsable

• Garantizar licitud, transparencia, exactitud y minimización; informar a los interesados y atender sus derechos.
• Configurar miembros y roles, revisar accesos y no utilizar el servicio para finalidades incompatibles o vigilancia no autorizada.
• Usar las funciones y campos previstos como instrucciones documentadas y comunicar por el canal de soporte cualquier instrucción adicional lícita.
• No incorporar datos especialmente sensibles, secretos de terceros, imágenes innecesarias ni documentos para los que carezca de autorización.
• Descargar las copias necesarias y cumplir sus propios plazos laborales, fiscales, contables y de transporte.

6. Obligaciones de Truckio como encargado

• Tratar los datos sólo conforme a instrucciones documentadas, salvo obligación legal; si la ley lo permite, informar antes de ese tratamiento.
• Garantizar confidencialidad de las personas autorizadas y acceso limitado por necesidad.
• Informar inmediatamente si considera que una instrucción infringe el RGPD u otra norma aplicable y suspenderla cuando sea necesario.
• Ayudar razonablemente con derechos, seguridad, consultas, evaluaciones de impacto y obligaciones de los artículos 32 a 36 RGPD, según la naturaleza del tratamiento y la información disponible.
• Notificar al responsable una violación de seguridad de sus datos sin dilación indebida, aportando progresivamente la información disponible para que pueda valorar su notificación.
• Mantener registros y poner a disposición evidencia razonable del cumplimiento.

7. Medidas de seguridad

• Autenticación, aislamiento por empresa, roles y políticas de acceso a nivel de fila.
• HTTPS, secretos restringidos al servidor, validación de tipo y tamaño y almacenamiento privado cuando la función lo requiere.
• Enlaces de entrega impredecibles y temporales; minimización de datos en notificaciones.
• Para DeCA, PDF nuevo por revisión, conservación del original, hash SHA-256, verificación de integridad y trazabilidad de cambios.
• Copias y recuperación del proveedor, gestión de vulnerabilidades, limitación de privilegios y procedimiento de incidentes.

Las medidas evolucionarán de acuerdo con el riesgo y el estado de la técnica sin reducir materialmente el nivel de protección durante el contrato.

8. Proveedores previstos como subencargados

Los siguientes proveedores pueden intervenir en las funciones indicadas. Su inclusión no activa funciones que no estén disponibles en el servicio contratado. El responsable puede solicitar información sobre las entidades, los países de tratamiento y acceso y las garantías aplicables por el canal de contacto.

El responsable concede autorización general para estos subencargos. Truckio comunicará con antelación razonable una incorporación o sustitución material para permitir una oposición motivada en protección de datos. Si no existe una alternativa razonable y no puede resolverse la objeción, el responsable podrá dejar de usar la función afectada o terminar el servicio antes del cambio.

Los proveedores de cartografía, rutas o meteorología sólo reciben coordenadas, búsquedas y parámetros técnicos cuando se utiliza la función correspondiente; no reciben por esa vía el archivo empresarial completo.

La habilitación de un nuevo servicio requiere verificar la entidad contratada, el alcance del encargo, los países de tratamiento y acceso y las garantías aplicables. La preparación de un almacenamiento privado o una prueba técnica no acredita por sí sola una región concreta ni la aceptación de acuerdos de tratamiento. Stripe se prevé para las suscripciones propias de Truckio, no para ejecutar las anotaciones de cobros o devoluciones de las empresas clientes.

9. Transferencias internacionales

Cuando un subencargado o su infraestructura implique una transferencia fuera del Espacio Económico Europeo, Truckio utilizará el mecanismo válido que corresponda —decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otro admitido— y evaluará medidas adicionales atendiendo al servicio, región y datos. Deben identificarse los países de tratamiento y acceso remoto, los anexos aceptados y las garantías concretas de cada servicio; una región europea no excluye por sí sola accesos desde terceros países. El responsable podrá solicitar la información y garantías acreditadas por el canal de contacto.

10. Derechos, devolución y fin del servicio

Truckio trasladará sin dilación indebida las solicitudes que reciba sobre datos cuyo responsable sea la empresa y no responderá en su nombre salvo autorización. Proporcionará las funciones disponibles y asistencia razonable para localizar, corregir, exportar, limitar o suprimir datos.

Esta asistencia comprende el historial empresarial de posiciones, el chat y la facturación. Las solicitudes se valoran según la procedencia, finalidad y base jurídica de los datos, aunque el interesado ya no tenga acceso a la empresa. La eliminación de la cuenta no borra automáticamente esos registros ni convierte en anónimos sus nombres o identificadores. El responsable debe justificar la conservación que proceda y ordenar la supresión o limitación aplicable; su atención puede requerir una tramitación individual y no queda limitada a los controles disponibles en la interfaz.

Al terminar el servicio, el responsable debe exportar la información que necesite. A su elección, Truckio facilitará una devolución razonable o suprimirá los datos, salvo los que deban permanecer bloqueados por ley o defensa de reclamaciones. Las copias de respaldo se eliminarán conforme a su rotación y no volverán a uso activo.

El chat empresarial es accesible para el conductor y el titular o personal de oficina con permisos. Al terminar la vinculación se retira el acceso del conductor y se impiden nuevos envíos; la empresa puede conservar el historial conforme a su finalidad y plazo aplicable. Debe definir ese plazo o su criterio, atender las solicitudes de derechos y distinguir la conservación justificada de una retención indefinida. La mera existencia de mensajes empresariales no exime de atender una solicitud de supresión de la cuenta personal.

Una cuenta sólo mantiene una empresa vigente, común a la web y la app. La salida retira todos los permisos de propiedad, oficina, conductor y demás accesos operativos, y archiva inicialmente el expediente empresarial del conductor. Un usuario autorizado puede ordenar después, desde la ficha archivada, el borrado definitivo del contacto, expediente, documentos y archivos custodiados por la empresa. Esta acción no elimina la cuenta personal del conductor; los registros operativos sujetos a conservación propia permanecen sin vincular a ese expediente y no se trasladan a otra empresa.

El emisor conserva, como excepción de lectura, la consulta y descarga de sus propios DeCA emitidos, incluidos los de una empresa anterior, conforme a los plazos y condiciones existentes. Se mantiene el documento original, su empresa, viaje, PDF y sello; esta consulta no permite modificar, revisar o cancelar documentos ni acceder a otros archivos empresariales. Los borradores requieren acceso vigente. El archivo de lectura del emisor es distinto de la nube privada personal y del historial empresarial de posiciones, y el cambio de empresa no reinicia sus plazos.

La salida del propietario desde la interfaz retira sus accesos vigentes y preserva el espacio para recuperación, continuidad y obligaciones de la empresa; no equivale a ordenar la supresión. Para terminar el tratamiento, el responsable debe cursar una solicitud verificada por el canal de soporte e indicar devolución o supresión. Truckio ejecutará la opción tras el periodo de seguridad aplicable y documentará las excepciones de bloqueo.

11. Identificación, evidencia y auditoría

El encargado del tratamiento es Emilio de Gomar, titular del servicio Truckio. La información general del servicio se encuentra en el aviso legal.

Truckio pondrá a disposición la información razonablemente necesaria para acreditar el cumplimiento del artículo 28 RGPD y permitirá auditorías proporcionadas. Se priorizarán documentación, evidencias técnicas y revisión remota. Una inspección adicional estará sujeta a confidencialidad, preaviso razonable, horario acordado y protección de datos de otros clientes y de la seguridad, salvo exigencia de una autoridad.

Contacto para instrucciones, incidentes y ejercicio de derechos: admin@truckioapp.com.